各院部、各处室：

会风会纪是干部队伍政治素质、思想作风、工作作风、纪律观念、精神状态以及履行职责的重要体现。为进一步加强学校干部队伍的思想、作风建设，规范会议管理，严肃会议纪律，提高会议实效，确保学校各项决策、工作部署落到实处，现就进一步加强会议管理的有关事项通知如下：

一、规范会议管理

（一）统筹会议管理

学校党委、行政根据工作需要统筹考虑、计划安排会议的召开，精减会议数量，严格会议审批，控制会议规模，简化会议议程，提高会议效率。提倡召开规模小、时效性强的会议。

学校层面召开的会议由综合管理办公室负责统筹协调安排；分管校领导召开的专题工作会议由业务主办部门协调安排;各部门因工作需要召开的会议由会议发起部门协调安排。

（二）严格会议通知

学校层面召开的会议由综合管理办公室负责通知；专题会议、部门会议由主办部门负责通知。会议可通过办公OA平台、工作微信（QQ）群、纸质通知、电话通知等方式进行。全体中层以上干部要及时查看办公OA平台、中层干部工作群，凡通过办公OA平台、工作微信（QQ）群发送的会议通知均视为通知到参会者本人。

（三）加强会务工作

会议承办部门负责组织、落实会务工作，做好会议记录。要坚持务实、节俭、高效的原则，会场布置得当，座次安排规范，服务措施到位。多个部门共同承办的会议，须事先明确职责分工，合力做好会议筹备和服务工作，确保会议顺利进行。

二、严肃会议纪律

（一）严格会议请假制度

参会人员应按照会议通知要求参会，不得无故缺席和请人代会，确有特殊情况不能参会的应提前向会议主办部门请假，并经会议主办部门同意后安排好人员参会。

（二）严格会议签到制度

参会人员应按时参加会议，必须提前进入会场（一般提前10-15分钟），并在会前履行签到手续，否则视为缺席会议。

（三）严格会场纪律

参会人员应自觉遵守会场纪律，不得无故迟到早退，会议期间关闭通讯工具或设置为静音状态，不得在会场内随意交谈、走动，阅读与会议无关的资料和办理与会议无关的事项，不得长时间在会场外滞留。

（四）严格会议筹备工作

除通报性事项外，相关部门应当提前将议题和会议材料送达与会人员，避免以口头形式汇报；议题提出须遵循“重要、必要、成熟”的原则。对特别复杂和重要的议题，分管校领导或相关单位应当提前向与会人员通报议题内容和拟处理方案，以便与会人员做好议事准备。

（五）严格会议材料内容

议题材料一般应当包括汇报要点、需决定的事项以及处理建议或方案；重要议题材料应当包括问题由来（背景）、需决定的事项、建议解决方案或倾向性意见及其依据。重要议题一般应当提出两个以上的决策方案或意见，并有每个方案或意见的利弊分析。

（六）严格会议保密制度

与会人员必须自觉遵守会议纪律，严守保密制度，按照规定应该保密的讨论发言、表决、决议等，一律不得对外泄露。

（七）认真做好会议记录

参会人员必须带好笔和笔记本，认真听会，做好记录，会后须严格按照会议要求，抓好会议精神的传达、学习和贯彻落实。

三、认真贯彻落实会议精神

会议期间，参会人员应认真领会会议精神。会议结束后，各级组织、各部门要按照会议要求，迅速、认真抓好会议精神的学习传达贯彻，扎实、有效、迅速地开展有关工作，切实提高执行力。严禁不传达、不汇报、不贯彻、不落实等失职渎职行为。会议的主办部门负责督查会议精神的落实情况。要求将会议贯彻落实情况上报的须按照要求报相关领导或部门。

四、严肃违反会纪的处置

对无故缺席、迟到、早退或违反会议纪律的，由学校督查室对所在部门和个人予以通报，并按《员工处罚条例（修订稿）》相关规定予以处罚。对因会前准备不充分，影响会议效率的，处罚直接责任人。

特此通知。

                                                 保定理工学院综合管理办公室（代章）

                                                            2022年11月15日