各系：
2007级学生面临毕业，为了更好地开展毕业生档案整理工作，现就相关工作通知如下：
1、档案整理时间
全院毕业生档案整理补充时间从即日开始，至6月10日前结束。6月13日至6月17日学工处对各系毕业生档案整理工作将进行抽查。
2、组档内容
具体组档内容参照《中国地质大学长城学院毕业生档案材料目录》，整理过程中严格按照目录所列条目进行整理，因更换辅导员未做好交接而致使材料缺失的一定要按照整理目录将各学期材料补齐全。
3、组档要求
①各类材料只能用碳素墨水书写，要求文字工整、清晰、不得涂改。
②材料必须完整、真实，对象明确，注明承办单位及时间。
③手续必须完备，凡需组织审查盖章的材料，必须手续齐全，个人文字材料必须有本人签字。
④要按时整理完毕，不得贻误毕业生毕业工作的整体开展。
⑤成绩单可稍晚于要求时间放入档案袋（具体根据教务处安排打印成绩单）。
⑥一切应归档材料放入档案袋中，经学工处核查无误后统一贴封条。
4、具体要求
①各系要重视毕业生档案整理工作，系主抓学生工作领导要亲自把关。
②根据组档目录清单，及时入档。
③遇有问题及时与学生档案室老师沟通，协调解决。
学工处
二〇一一年五月六日
