关于对在籍生进行学籍情况核查的通知

各学院：

请遵照《中国地质大学长城学院关于定期对在籍生进行学籍情况核查的规定（试行）》（中地长院字[2014]26号文件），对我院在籍生进行2015-2016学年第二学期学籍情况核查工作，工作要求见附件。

附件1.《中国地质大学长城学院关于定期对在籍生进行学籍情况核查的规定（试行）》

附件2.《在籍生学籍情况核查表》

附件3.《在籍生学籍异常情况核查汇总表》

中国地质大学长城学院教务处

二○一六年三月七日

附件1：

中国地质大学长城学院

关于定期对在籍生进行学籍情况核查的规定（试行）

为加强对我院在籍生学籍的管理，有效规范学籍管理相关程序，特制定本规定。

一、核查时间

每学期开学后第4周

二、核查内容

1.学生基本信息，含“学号、姓名、性别、专业、身份证号、当前所在级、学籍状态”共7项信息；

2.未按时返校（含休学期满、请假期满）学生；

3.未办理任何手续，擅自不在校学生。

三、核查流程

1.教务处学籍管理员在每学期开学后第4周，将《在籍生学籍情况核查表》（附件2）下发至各系教学秘书，系教学副主任下发至系辅导员。

2.系辅导员依据核查名单对学生情况进行逐一核查，要求学生亲笔签名确认，并在2周内，将核查结果及相关材料报系教学秘书。

3.系教学秘书负责材料的审核、整理、汇总。于1周内内阶段，提交系教学副主任审核，系教学副主任审核通过，报系主任审核并签字盖章后，上报至教务处学籍管理员。

4.教务处学籍管理员对各系上报材料进行审核、整理、汇总，形成初步的处理材料，报院领导审议后形成最终处理决定。

四、核查要求

1.各单位要高度重视，认真组织，明确责任，落实到人。核查的信息将作为学籍注册、学历注册、学位注册等依据，发现问题应如实上报。如因上报不及时或弄虚作假而影响到学院及学生利益的，将追究相关部门、相关人员责任。

2.各系需严格依照教务处下发的《在籍生学籍情况核查表》（附件2）进行核查，核查结果及处理建议需形成书面材料，并附相关证明材料。

3.核查过程中涉及核查内容第2、3项时，需依据《普通高等学校学生管理规定》、《中国地质大学长城学院学籍管理规定（试行）》相应条款，明确告知学生本人其行为可能造成的严重后果，并存留与学生联系的电话、纸质材料等详尽纸记录。

4.教务处下发的学生信息均为学生高考报名时数据，原则上不得进行更改。如姓名、性别、身份证号等信息与身份证上信息不一致的，必须按要求办理变更手续，具体参见学院相关修改学籍信息的通知。

五、上报材料

1.《在籍生学籍情况核查表》（附件2）

2.《在籍生学籍异常情况核查汇总表》（附件3）

3.在籍生学籍异常情况详细说明及处理建议相关材料

注：上报材料第1项为纸质版，第2、3项为纸质版和电子版。

六、本规定自下发之日起开始执行。